ADVIES VOOR BESTUURSORGANEN Over de coronamaatregelen en de wettelijke beslistermijn

 Zoveel mogelijk mensen blijven vanwege de coronacrisis thuis. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor particulieren en ondernemers, maar ook voor overheden. Ook veel overheidstaken moeten voorlopig vanuit huis worden gedaan. Niet al het werk leent zich daar even goed voor. Desondanks moeten bestuursorganen zich aan de wettelijke beslistermijnen blijven houden. Wat moeten zij doen als de coronamaatregelen ertoe leiden dat zij die termijnen niet kunnen halen? In dit artikel beschrijf ik de juridische kaders en geef ik praktische tips.

Beslistermijn – formeel kader

De termijn om te beslissen op een aanvraag is voor verreweg de meeste soorten besluiten geregeld in artikel 4:13 van de Algemene wet bestuursrecht. De termijn bedraagt 8 weken.

Beslist een bestuursorgaan niet binnen 8 weken op een – ontvankelijke – aanvraag? Dan kan de aanvrager verschillende middelen inzetten om een besluit af te dwingen:

  • de wet dwangsom bij niet tijdig beslissen;
  • de positieve fictieve beschikking bij niet tijdig beslissen (ofwel: de van rechtswege verleende beschikking);
  • beroep tegen het niet tijdig beslissen.

De landelijke Corona-maatregelen schuiven geen van deze rechtsmiddelen terzijde. Bestuursorganen die een beslistermijn als gevolg van de maatregelen niet kunnen halen, moeten zich daarvan terdege bewust zijn.

Opschorting – formeel kader

Gelukkig biedt de Awb bestuursorganen twee uitkomsten:

  1. artikel 4:15 lid 2 onder a van de Awb bepaalt dat de beslistermijn wordt opgeschort gedurende de termijn waarvoor de aanvrager schriftelijk met uitstel heeft ingestemd;
  2. artikel 4:15 lid 2 onder c van de Awb bepaalt dat de termijn wordt opgeschort zolang het bestuursorgaan door overmacht niet in staat is een beschikking te geven.

Bestuursorganen opgelet: een beslistermijn schort niet vanzelf op. Voorziet u dat u een termijn niet gaat halen? Onderneem dan actie.

Opschorting door instemming van de aanvrager – artikel 4:15 lid 2 onder a van de Awb

Een aanvrager weet natuurlijk niet of zijn aanvraag vertraging oploopt als gevolg van de coronamaatregelen. Hij zal zijn schriftelijke instemming daarom niet snel op eigen initiatief aan het bestuursorgaan sturen. Hebt u extra beslistijd nodig? Neem dan – zodra dat u bekend is – contact op met de aanvrager en leg uit waarom extra tijd nodig is. Leg ook uit hoeveel extra tijd u nodig hebt.  Vraag of de aanvrager kan instemmen met opschorting van de termijn. Vraag tenslotte of de aanvrager zijn instemming schriftelijk (desnoods per e-mail) wil bevestigingen.

Als u deze werkwijze volgt borgt u dat de beslistermijn opgeschort wordt. Het is van belang dat u de formele vereisten in acht neemt om vervelende verrassingen te voorkomen. Heeft u de aanvrager u bijvoorbeeld alleen telefonisch laten weten dat hij instemt met uitstel? Dan is de beslistermijn niet opgeschort. De opschorting voldoet dan immers niet aan het schriftelijkheidsvereiste.

Natuurlijk kan zich ook de situatie voordoen dat een aanvrager niet wil instemmen met uitstel. Opschorting van de beslistermijn op de voet van artikel 4:15 lid 2 onder a van de Awb is in zo’n geval uitgesloten, omdat daarvoor nu juist de instemming van de aanvrager vereist is. Kijk in zo’n geval eens of artikel 4:15 lid 2 onder c van de Awb een oplossing kan bieden.

Opschorting vanwege overmacht – artikel 4:15 lid 2 onder c van de Awb

Opschorting van de beslistermijn kan noodzakelijk zijn vanwege de coronamaatregelen. U kunt eenvoudigweg feitelijk verhinderd zijn om tijdig een beschikking te geven als gevolg van de maatregelen. Er kan in zo’n geval sprake zijn van overmacht. De Awb biedt u de gelegenheid om, ook zonder dat daarvoor de instemming van de aanvrager nodig is, de beslistermijn op te schorten als dat nodig is in verband met overmacht.

Niet snel sprake van overmacht

Van overmacht is niet snel sprake, zo blijkt uit de Memorie van Toelichting. De wetgever heeft een beperkte reikwijdte aan overmachtsopschorting toegekend: “Van overmacht zal niet snel sprake zijn. Het zal dan in ieder geval moeten gaan om een onmogelijkheid om te beslissen die veroorzaakt wordt door abnormale en onvoorziene omstandigheden buiten toedoen van het bestuursorgaan zelf en die ook buiten zijn risicosfeer liggen. Daarvan zal bijvoorbeeld sprake kunnen zijn wanneer het gemeentehuis is afgebrand of onder water gelopen. Uit de jurisprudentie inzake termijnoverschrijdingen kan echter worden afgeleid dat ziekteverzuim en administratieve of organisatorische problemen binnen de invloedssfeer van het bestuursorgaan niet een beroep op overmacht rechtvaardigen, ook niet als zij van structurele aard zijn.[1]

Of de coronamaatregelen kunnen leiden tot een succesvolle opschortingsactie op grond van overmacht, is niet eenvoudig te voorspellen. Duidelijk is dat de landelijke maatregelen abnormaal zijn (althans verre van normaal) en dat ze onvoorzien waren. Of ze leiden tot een feitelijke ‘onmogelijkheid’ om een besluit te nemen is echter nog maar de vraag. Voor de meeste besluiten is immers niet veel meer nodig dan toegang tot een computer.

Vrijwel alle gemeentelijke medewerkers werken thuis om gehoor te geven aan de landelijke oproep daartoe. Duidelijk is dat deze omstandigheid is gelegen buiten de invloedssfeer van de gemeente. Maar bínnen de invloedssfeer van de gemeente liggen belangrijke, praktische oplossingsrichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het bieden van technische voorzieningen die het thuiswerken daadwerkelijk mogelijk maken. Stel laptops en telefoons ter beschikking. Stel uw digitale systemen open voor het werken op afstand. Voorzie in digitale programma’s waarmee bijvoorbeeld videogesprekken kunnen worden gevoerd. Correspondeer elektronisch, in plaats van per post. Veel gemeentewerk kan met toepassing van zulke praktische hulpmiddelen gewoon worden voortgezet. Binnen de invloedssfeer van bestuursorganen ligt ook de verantwoordelijkheid om medewerkers op een adequate wijze in te zetten. Medewerkers die hun eigen werkzaamheden als gevolg van de Corona-maatregelen tijdelijk niet kunnen uitvoeren, kunnen wellicht worden ingezet om bij te springen op afdelingen waar de werkdruk juist is toegenomen. Door werknemers op de juiste plekken in te zetten kan veel gemeentewerk toch tijdig worden verzet.

Tip

Mijn advies luidt dus: probeer zoveel als mogelijk praktische oplossingen in te zetten die de machine draaiende kunnen houden. Informeer bovendien uw inwoners adequaat over de oplossingen die u inzet.

Kennisgeving van opschorting

Dreigt er, ondanks alle maatregelen die u hebt getroffen, toch een situatie waarin het u feitelijk onmogelijk is om bepaalde besluiten te nemen? Dan kunt u de beslistermijn met een beroep op overmacht doen opschorten.

Ook bij toepassing van deze opschortingsgrond geldt: onderneem actie en wees alert op de formele vereisten. Kijk bijvoorbeeld eens naar lid 3 van artikel 4:15 van de Awb. Daarin staat dat van de opschorting mededeling moet worden gedaan aan de aanvrager. Doet u dat niet, dan raakt de beslistermijn niet opgeschort. Zorg er dus voor dat u een kennisgeving aan de aanvrager stuurt. Daarin zet u uiteen welke overmachtssituatie aan de orde is en waarom u als gevolg daarvan niet in staat bent om binnen de beslistermijn een besluit te nemen. Geef ook een indicatie van de termijn waarbinnen de aanvrager wél een besluit tegemoet kan zien.

Als u deze werkwijze volgt, schort de beslistermijn op. Is er geen sprake van een overmachtssituatie, of stuurt u bijvoorbeeld geen kennisgeving aan de aanvrager? Dan is uw beslistermijn gewoon doorgelopen.

Tijdig opschorten

Tot slot geef ik als praktische tip nog mee dat u alle opschortingshandelingen moet verrichten vóórdat de beslistermijn verstrijkt. Een verstreken beslistermijn kan vanzelfsprekend niet langer worden opgeschort. Is opschorting nodig? Onderneem dan dus tijdig actie.

Heeft u hulp nodig bij het opschorten van uw beslistermijnen of juist bij het halen ervan? Dan kunnen de advocaten van Victor Advocaten u helpen. Neem gerust vrijblijvend contact op met Anita Wester via wester@victoradvocaten.nl, of maak een afspraak via 072 – 528 00 36. Ook voor vragen over dit artikel kunt u daar terecht.

[1] Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 435, nr. 3, p. 15

Deel: